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    布置學術會議會場的技巧
    點擊次數: 發布日期:2013-12-18 10:07:05

          會議室是與會者聚集開會的場所,同時又是會議技術和手段展現的的場所。學術會議會場布置作為一種無聲的語言,昭示著學術會議的交流氛圍、學術理念、學術精神和組織者的品位,因此學術會議會場的布置直接影響著與會者的情緒、開會的效率、交流互動的氛圍。學術會議會場除須提供參加會議人員舒適的開會環境外,更重要是逼真地反映學術會議本身的目的、學術主題、交流形式,以及與會者特點和會議特質,使與會者有一種臨場感和體驗感,以達到場景、視覺與語言交換的良好效果。
          會議室的類型的大小、形狀、格調、設備配置等多種多樣,學術會議會場是選擇會址必須優先考慮的條件。學術會議的目的就是在會議室里開會,如果其他條件再好,如果沒有適合和能滿足開會條件的會議室,這樣的場所是堅決不能選擇的。會議場所的選擇需要從多方面來進行考慮,如會場各種設施的規模是否能和與會人數相匹配;視聽設備是否良好、有無大屏幕投影、實時衛星信號、萬維網或者局域網、會場能否提供最新的投影設備、會場配備的專業人員水平等。
          凡會議室都會有一些基本條件,如坐席、燈光、音響等,但一般還不能完全滿足學術會議開會的要求,這就需要根據會議主辦者對會議本身的要求進行會場布置。會議場地的布置包括會場內座位的布局擺放形式、主席臺的布置、座次的安排,以及為烘托或渲染會議氣氛所做的裝飾等。會場布置需要考慮會議場景效果、會議空間布局、會議要件布置等三個方面:
           第一,會議場景效果。會場的大小、形狀中,以略微方形的最為理想,最佳長寬比例是6:5。會場的坐席最好是活動的,可以任意擺放;會場層高、平面空間適當大一些,有做背景板、安裝交流設備、小展示的空間。會場座位的擺放多為從演講者往外成放射狀的直線排列為妙,坐位之間的間隔要合理,不能過窄或過寬,過窄的距離不方便落座與進出,過寬的距離則會給與會者帶來距離感,缺乏應有的融洽氣氛。從橫向來說,最好能以內凹圓弧或是V字型對屏幕和演講者形成包圍狀,如此形狀的擺放,對于演講者以及與會者都會有更佳的參與感受。不同形式的會場場景,可以烘托不同的會議氣氛。與會人員大都喜歡坐在后排,往往導致前排位置空空蕩蕩,這對于會場氣氛會有不佳影響,為了克服這個問題,可以根據與會人數,將會空出的后排座位用阻隔帶(或屏風)封住,以保證前排座位能夠坐滿,有個良好的會議氣氛。
           第二,會議空間布局。會場空間布置有以下幾種類型:
           劇院型:在一個固定的會場中,采用劇院型布置就擺放一排排座椅,中間留有較寬的過道,這樣可以擺下最多的坐位,成排成列的劇院型會場是學術會議中大會開幕式、報告會、學術講座等會議形式的最佳選擇。劇院型會場以主持者和演講者為中心,與會者以聆聽為主,演講者無需(或很少)和與會者互動交流;最大程度地擺放座椅,聽眾沒有地方放資料,也沒有桌子可用來記筆記。劇院型會場不適合以交流或是互動為主的學術會議,主持者、演講者居高臨下所帶來的強大壓力以及座位的擺放,都會成為交流和互動的阻礙。

          教室型:教室型的會場布置,須在每一位與會者的座位前增加一個小臺板,以方便書寫和小組交流,這種類型的會場布置僅適用于普通規模的學術會議。如果與會人數很多,就只有將會議分到兩處或是多處進行了。將教室型會場的座椅擺放成V字型,將會使會場更具包容感以及參與性。有了座位前的小臺板,前后排之間很容易就可以組成小組進行討論。
          圓桌型:比較好的會議桌確實是圓形或橢圓形的,方桌會給人談判、好象戰場的感覺。如果會議內容以小規模的討論交流為主,那么圓桌型會場將是最佳選擇。每個圓桌(也可以是桌子擺成方形中空)的最佳人數是5—7人,如果人數再多的話,比較害羞的與會者將會在討論的時候,不自覺地被排擠在外,無法參與。如果會議在小規模討論的同時,還要兼顧聆聽演講,那么與會者應在面朝演講臺的對面方向落座。桌椅位置的擺放,會議投影的位置,以及主持者站立的位置需要經過認真考慮,要保證與會者能夠同時地看到演講人和投影影像,而不需要顧此失彼地左顧右盼;避免主持人在投影屏幕上留下影子,保證主持人需要確認內容是否已經投影到屏幕上時,絕對不能完全背轉身過,而是側頭即可瀏覽。
          會議型:會議型會場一般采用U型和矩形的會議桌(也可桌子連接著擺成長方形,空出一個短邊),它能提供一種會議陳述的氛圍(與會者可以獲得閱讀和書寫的平面,還可以方便地看到主持人和投影屏幕,并和其他與會者面對面),有利于交流和團隊合作。會議型會場布置,如果不采用大型投影,而是在每位與會者桌前提供一臺小型的顯示設備,會議型會場能夠最大限度地弱化主持者的權威感,讓與會者更為平等和積極地參與到討論之中。
          弦月型:會議室中放置圓形或橢圓形會議桌,椅子只放在桌子的一面,以便所有與會者都面向主持會議者或演講者(投影屏幕)。弦月型會場以主持者和演講者為中心,這是小型研討會或交流會會場的最佳選擇。
          第三,會議要件布置。無論會場采取那種布局,都需要配備相應的會場交流設備,并安置在合適的位置。學術會議會場要件主要包括會場背景板或會標、會場燈光、會場音響、會場投影屏,以及主席臺座位、演講臺、主持席等。這些要件的擺放、布局要與會議場景、空間布局完美結合。

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